三、公共行政机构 (一)一般规定

法令　第5/98/M号

规范公共行政当局之公务通讯、徽号及标志之使用以及纸张之标准化并简化若干行政程序及订定在澳门地区外发出但应在本地区产生效力之文件之一般有效期——若干废止

二月二日

　　第一章　一般规定
　　第一条　(适用范围)
　　本法规适用于澳门公共部门及公共机构，包括市政厅及其他公法人。
　　第二章　公务通讯及行政当局徽号
　　第二条　(公务通讯方式)
　　一、公务信函一般采用公函形式。
　　二、亦可使用明信片、传真、电子邮件或确保证实通讯接收人与发送人并保障通讯真确性之其他通讯方式。
　　三、如信函涉及秘密事宜，应将信函装入两个信封，并在文件及内信封上注明“密件”字样，且仅可由受文实体开启；如该实体认为信函不涉及秘密事宜，得取消信函之秘密性，并划去“密件”字样及随即作简签。
　　四、如信函仅可由收文人知悉，须遵守上款之规定，并须注明“机密”字样。
　　第三条　(有关公务通讯之规则)
　　一、有权限机关之据位人及有资格之工作人员经授权或授权签署后，方得以有关公共部门或公共机构之名义与其他实体进行公务通讯。
　　二、信函内应载有签名、签名者姓名、签名者官职及有关卷宗之职别资料，并应指明答覆中须注明该识别资料。
　　三、部门或机构间、同一部门或机构之附属单位间之通讯或非秘密信息之交流，如因通讯接收人、发送人或有关内容而不具公务通讯方式，则视为非正式接触。
　　四、在选用上条所指一项或多项通讯方式时，应考虑下列一般原则：
　　a.采用针对个别情况行之有效且最经济之通讯方式；
　　b.采用相对有关内容最适当之通讯方式。
　　五、每一部门或机构应对传真机或电子邮件之使用以及资料之电脑传输作出规定，并应定出发送及接收资料之监督规则，且指定有关负责人员。
　　第四条　(语言)
　　信函、表格及其他文件之行文应使用简练、清晰及明确之语言。
　　第五条　(识别)
　　一、澳门公共行政当局之徽号须以训令核准。
　　二、信函所用印件内，除上款所指徽号及公共部门或公共机构之官方名称外，尚应在左上角或下白边处指明方便通讯之资料，尤其是地址、电子邮件位址、传真号码及电话号码。
　　三、部门、机构以及从事对个人造成影响之特别活动之从属机构及附属单位，得获准使用专有标志，以便快捷及明确对其作出识别。
　　四、标志应透过代表性成分及形象，以美观之图示方式表现部门、机构或附属单位之性质、职责或主要活动。
　　五、标志须透过附说明理由之提议，并经听取行政暨公职司意见后以训令核准。
　　六、具官方格式之印件内或官方之定期或不定期出版物内，除部门或机构之官方名称外，仅得使用澳门公共行政徽号或上款所指之标志，并应使用部门或机构之官方名称；内部文件及出版物内得不使用官方名称。
　　七、第三款及第四款之规定适用于用作识别或指示部门、机构及附属单位之牌匾、标牌、标笺及海报。
　　第三章　纸张之标准化
　　第六条　(印件之双语性)
　　一、第一条所指实体使用之具预印字样之纸张应为双语。
　　二、印件之双语性系指印件内预印之字样须以葡文及中文按同等地位编印。
　　第七条　(官方印件之印刷)
　　一、澳门政府印刷署仅得为第一条所指实体印刷符合本法规附件所载尺寸及其他特征之印件，以及符合总督以批示核准之特征之印件。
　　二、经听取行政暨公职司意见后，总督得以批示核准使用尺寸不同于本法规所定者之纸张、信封、文件袋及明信片。
　　三、本条所指批示须公布于《政府公报》；总督作出该等批示之权限不得转授。
　　第八条　(纸张颜色及印刷油墨颜色)
　　一、公函、信件、报告书、建议书、意见书、信封、文件袋及明信片使用白色纸张，其上以黑色油墨印刷。
　　二、总督办公室及政务司办公室得使用其他颜色之纸张。
　　三、如部门、机构或附属单位所用经核准之标志具专用颜色，在第一款所指纸张上得以该专用颜色之油墨印刷。
　　第九条　(格式编号及尺寸说明)
　　一、凡有预印字样之纸张、信封及文件袋，应依次在其左下角印有部门或机构名称及格式之内部编号。
　　二、纸张右下角应按附件一印有纸张代号，并以数目字印有印刷年份及月份。
　　三、信封或文件袋上部门或机构名称之下方，应按附件四印有信封或文件袋之代号，并以数目字印有印刷年份及月份。
　　第十条　(纸张种类)
　　一、公函、信件、报告书、建议书或意见书所用纸张之重量介乎60至70gr/m²。
　　二、信封及文件袋所用白色纸张之重量约为100gr/m²；如使用灰色纸张，其重量介乎50至180gr/m²。
　　三、明信片所用纸张之重量介乎150至200gr/m²。
　　第十一条　(纸张之规格及格式)
　　一、行政当局所用纸张之规格，应符合附件一所载之尺寸；但电脑打印须使用之沿边打孔之拉式连续纸，不在此限。
　　二、公函或信件所用纸张以及报告书、意见书或建议书所用纸张均为A4规格，两者之格式分别载于附件二及附件三。
　　第十二条　(信封及文件袋之规格及印刷)
　　一、行政当局所用信封及文件袋之规格，应符合附件四所载之尺寸。
　　二、信封及文件袋应按附件五所载之指示印刷。
　　三、就本法规之规定而言，开口在较长一侧者为信封，开口在较短一侧者为文件袋。
　　第十三条　(开窗信封及开窗文件袋)
　　一、名称代号为C6及DL之信封及文件袋之正面，均得开有透明纸窗，透过该纸窗可看到受文人之名称及地址。
　　二、C6及DL信封或文件袋所开之透明纸窗，应与较长一侧平行，纸窗长100mm，宽45mm。
　　三、如图五所指，透明纸窗应设于距下页边18mm及距右页边13mm 处。
　　第十四条　(明信片之使用)
　　明信片系用于传递简短信息之工具。
　　第十五条　(明信片之规格及印刷)
　　一、明信片应为A6规格，较短一侧为105mm，较长一侧为148mm。
　　二、明信片应按附件七所载指示印刷。
　　第四章　内部处理
　　第十六条　(收发文件之登记)
　　一、对收到之公函、申请书、请求书、陈述书、声明异议或上诉须作登记；负责接收文件之工作人员须对该等文件编号、注明日期并作简签，且对编号及日期之正确性负责。
　　二、登记应在簿册或其他载体内作出，但该载体须确保登记之真确性，并允许以纸张复制登记，以及嗣后在年底作汇编。
　　三、发送信函时应对其作按顺序之编号并注明日期。
　　四、在受文人或发文人行使职能之范围内使其负有形式上之责任之文件，方应视作须登记及编号之文件，对其他文件则无须登记及编号。
　　第十七条　(卷宗之档案)
　　一、各部门或公共机构之最高领导人有权就编排本部门有关档案之事宜作出规定。
　　二、一般卷宗须按事宜编排，且应在卷宗之封面及脊部注明识别资料。
　　三、个人卷宗须编号，而在内部应按事宜分类，并应按字母顺序记入资料卡。
　　四、处理密件及机密信函时须编排特别卷宗；该等卷宗须由发文及受文实体保存，且卷宗内须注明编号、日期以及文件之去向或来源。
　　五、卷宗内应剔除文件之任何重复本。
　　第五章　行政当局与个人间之合作
　　第十八条　(较有利之程序)
　　如行政当局得透过不同活动达至同一结果，有关公共部门或公共机构应采用最有利于个人之程序，尤其为获取文件、通知决定或传递资讯时应采用较有利于个人之程序。
　　第十九条　(接待)
　　一、负责接待之人员应谙两种官方语言，并能以礼向个人提供咨询与服务。
　　二、如接待地点经常多人轮候，应设置适当之编号系统。
　　三、个别接待时应给予老人、残疾人、病人及孕妇特别关注。
　　四、在多人轮候之公共部门或公共机构内，应尽可能设有饮用水供应设备及卫生设施供公众使用，并应加上相应明显标示。
　　第二十条　(个人与参与)
　　一、公共部门及公共机构均应设立公众参与之机制及程序，以便提高服务质量。
　　二、上款所指机制，尤其指建议箱或投诉簿，而在接待地点须指明设有建议箱或投诉簿及其位置。
　　第二十一条　(建议及投诉)
　　一、公共部门或公共机构应通过获指定之工作人员，按月处理收到之意见、建议、投诉或异议，但不影响五月九日第23/94/M号法令第十七条第一款b项规定之适用。
　　二、建议、投诉及异议如为匿名者，得销毁之，而部门或机构之最高领导人有权指定有关工作人员，亦有权对源自上款所指处理之报告或资讯作出批示。
　　三、对载有身分资料及地址之个人之投诉及异议，应迅速答覆；在任何情况下，该答覆不应超过自接收有关投诉及异议之日起算四十五日之期限。
　　四、上数款之规定不影响使用法律为保障个人权利或利益所规定之有关方式。
　　第二十二条　(通知及传召书)
　　一、通知及传召书仅于既不延误时间亦不引致利害关系人或其代表作出交通开支之情况下无其他方式解决问题时，方得使用。
　　二、通知及传召书内应载明通告与传召拟处理之事宜及事由。
　　三、传召书内所定利害关系人到场之日期，应与向本人作出通知之日或加盖邮戳之日至少相距七日；传召书应指明接待利害关系人之准确日期、时刻、地点、与其接触之附属单位；如有需要，亦要指明与其接触之工作人员之姓名。
　　第二十三条　(表格及申请书)
　　一、行政程序表格、拟本及申请书格式仅应包含该程序所需之适当资料，且不得要求提供不能增加公共部门或公共机构现有之有用资讯之资料，亦不得要求提供已载于申请书附同文件内之资料。
　　二、要求填写之任何表格及文件，应包括简单指引以及关于其内容之充分说明。
　　三、应个人要求，公共部门及公共机构应为其提供填写表格所需之资讯及适当协助。
　　第二十四条　(与公共部门及公共机构间之通讯)
　　一、如某一自然人或法人以书面方式联系公共部门或公共机关，尤其涉及表格不包括之申请书或请求书以及涉及声明异议或上诉时，应使用A4规格白色或浅色标准纸张，但不影响第三款规定之适用。
　　二、上款所指载体得载入识别利害关系人之资料，尤其是名称、标志、地址或供电讯联络之资料。
　　三、不得以载入任何性质之文件之载体不适当为依据拒绝接纳或拒绝处理该等文件，但仅以文件字迹之辨认未受影响者为限。
　　四、透过邮寄或电讯方式获得之下列通讯不获接纳或不受处理：
　　a.未含有签署者之身分资料；
　　b.字迹完全或部分不可辨认；
　　c.内容不可理解，且不能确认有关事宜或要求。
　　五、如获悉利害关系人之身分资料，应将上款所指情况通知利害关系人。
　　第二十五条　(居住证明)
　　一、依法要求递交之组成行政卷宗之居住证明，得以出示居民身分证或选民证代替。
　　二、如所出示者为选民证，接待申请人之工作人员应按其他身分文件内之签名核对选民证上之签名，并在卷宗内注明其在本地区选民登记中之登记编号。
　　第二十六条　(多用途之证明)
　　一、证明、声明书、证书，或用作声明或证明人之情况、质素或状况之其他类型之文件，又或用作证明任何事实之其他类型之文件，在其有效期内，得于不同公共部门或公共机构内使用或具有不同之用途。
　　二、申领上款所指文件时无须指出其用途。
　　第二十七条　(书证)
　　一、对声明或事实之证明须尽量以仅出示文件为之，而该等文件须归还利害关系人或其代表，且宜于在出示文件后归还。
　　二、获出示文件之工作人员须在卷宗内注明及核对文件所载之资料。
　　三、如为分析卷宗而有必要留存证明文件，须以影印本代替该等文件。
　　四、获呈交文件之工作人员须认证文件影印本，并在影印本内注明其与原件相符。
　　第二十八条　(在本地区外发出之文件)
　　在本地区外发出但应在本地区产生效力之证明书、证书及证明之有效期为六个月，但不影响法律所定其他更长之有效期。
　　第二十九条　(文件之发送)
　　一、编制文件予个人之公共部门及公共机构，如不能在申请日交付文件，应允许个人要求以邮寄方式发送，但有关费用须由利害关系人承担。
　　二、应利害关系人之请求，上款所指之邮寄得以挂号或给予回执之挂号方式为之。
　　第三十条　(拾得物)
　　一、个人在公共部门或公共机构内遗失之文件、物品或其他物料，须以最简便及快捷之方式归还其所有人或正当持有人。
　　二、如不能按拾得物之内容或所指出之实体知悉其所有人或正当持有人之地址，应将其送交治安警察厅。
　　第六章　最后及过渡规定
　　第三十一条　(徽号及标志)
　　澳门公共行政当局之徽号以及公共部门及公共机构之标志得继续使用，但不影响第五条规定之适用。
　　第三十二条　(废止)
　　废止三月七日第8/81/M号法令、一月二十五日第5/86/M号法令、一月二十五日第6/86/M号法令、十月六日第46/86/M号法令、五月九日第36/88/M号法令以及三月十六日第59/85/M号训令第三条、第四条及第五条之规定。
　　第三十三条　(开始生效)
　　本法规于公布三十日后开始生效。