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凡例
一、本書所刊載的檔案文書，由輯者劉芳從澳門歷史檔案館自葡萄牙國立東波塔檔案館藏“漢文文書”(Chapas Sínicas)拍攝複製的縮微膠卷中逐件抄錄而得。①
二、本書的編錄號碼凡五種。五十年代已故臺灣大學敎授方豪神甫和前西班牙馬德里大學敎授卜新賢先生先後到東波塔檔案館查閱“漢文文書”，所編錄的號碼稱爲舊編號。個別舊編號模糊難辨或方、卜兩敎授當年未能查閱而未編錄號碼的文書，均注明“不詳”。東波塔檔案館檔案原件的編號稱爲原檔號。澳門歷史檔案館藏縮微品的編號稱爲縮微號。劉芳編《漢文文書——葡萄牙國立東波塔檔案館庋藏澳門及東方檔案文獻》(澳門文化司署1997 年版)所編文書目錄的序號稱爲目錄號。本書輯校者按每件文書排列次序先後所編錄的序號稱爲新編號。例如本書第1件文書標題和末尾兩行：
1.香山知縣楊椿爲查明營地街恃強欺壓壟斷之魚販姓名事下理事官諭
(1044/C0606－108/Cx.01，R.04/0485)
其中1爲新編號；1044爲目錄號；C0606－108爲縮微號，C0606爲縮微膠卷編號，－108是指膠卷內文件排列順序；Cx.01，R.04爲原檔號，Cx.01爲檔案盒編號，R.04爲縮微膠卷編號；0485爲舊編號。本書《分類索引》有《舊編號、目錄號、原檔號與新編號對照表》。
本書所載文書，各件之末未列原檔編號。去年7、8月間，由輯者劉芳從東波塔檔案館抄錄第1－1493件的原檔編號，如第1件的原檔編號爲T44，均補入書末《分類索引》三《編號對照》。
三、輯者劉芳所編目錄共編錄東波塔“漢文文書”1567件，本書收載其中的1509件。其未予收載的58件，除2件爲無實際內容的文書封函之外，其它多爲內容重複者。
四、本書收載的文書，除個別因套引公文重複過多略予刪節外，一般均爲全文刊載。文書的格式，除去掉擡頭及將文末過於分散的詞語盡量連綴成行外，大體保留原貌。
五、文書的擬題，由校者在輯者編目擬題的基礎上，根據每件文書的主要內容及其所處章、節和前後相關文書的內容擬定。
六、所載文書，都加以分段、標點。除標點外，還用了幾種符號：
1.( )號。此符號內文字爲原文書內的行間夾注。
2.〔 〕號。此符號內則爲輯校者所加文字，一般用於文書中間，以補正原文的脫漏或錯誤。
3.□號。原文殘缺或模糊不淸之處。
七、淸代檔案文字混亂。這批文書屬於地方政府檔案或民間檔案，其混亂程度尤甚，除對嚴重影響文義的錯字及較爲生僻的異體字加以改正外，一般保留原文字體。
八、文書末加有注釋，由輯者劉芳所加的稱爲劉注，由校者章文欽所加的稱爲章注，以示負責。
九、所載文書絕大多數用淸代紀元，故在題末年代一欄加注西層，以便對照。
十、第十七章《補遺》，由校者在編注工作接近完成，已出三校淸樣之後，從原擬不用的文書中再行選出若干件編成，各件內容仍與上文有關章節的文書相對應。
十一、第十八章《硏究篇》收載方豪敎授所撰論文節選、卜新賢敎授所撰論文，章文欽和劉芳合撰論文各一篇，介紹這批中文檔案發現整理的經過，並提供初步硏究成果。
十二、爲便於讀者檢索，本書《分類索引》一般以新編號爲檢索號碼，包括年份、發文者、文書內容和編號對照各項。但限於篇幅，文書內容索引僅載較爲重要的條目。硏究者要找到適合於自己課題的詳細資料，最好硏讀檔案原文。
註釋：
①劉注：國立東波塔檔案館(Instituto dos Arquivos Nacionais da Torre do Tombo)爲葡萄牙國家檔案館。起源於14世紀，設在里斯本城堡(Castelo de Lisboa)主塔樓內。因保存王室財產登記文件和土地淸冊，故命名爲東波塔(Torre do Tombo，意爲檔案塔)。1755年，塔樓毀於地震。1762年，檔案館遷至本篤會修院旁，即今國民大會。1990年遷至里斯本大學城新館。古名“東波塔”一詞，沿用迄今。最早漢譯爲“東波塔檔案館”者，見諸已故臺灣大學敎授方豪神甫於1952年12月及1953年3月發表在《學術季刊》的《流落於西葡的中國文獻》一文。又有譯爲“托爾·多·東寶檔案館”者。參閱Azevedo，Pedro A.de e Baião，António：O Arquivo da Torre do Tombo，sua história，corpos que o compõem e organização，Lisboa，ANTT，Livros Horizonte，1989，pp.4－5，7，19。